Smart Office ดีที่ ต้องสามารถรวมศูนย์จัดการ และสื่อสารผ่านคลาวด์ ได้

0
147

วันนี้ไม่ว่า องค์กรรัฐ และเอกชน ต่างก็รีบเร่งปรับตัวเพื่อรองรับการเปลี่ยนแปลงที่รวดเร็วในยุค Digital Disruption หนึ่งเทรนด์ที่ให้ความสำคัญคือการปรับเปลี่ยนองค์กรให้ก้าวสู่ความเป็น ออฟฟิศอัจฉริยะ (Smart Office) ด้วยการใช้เทคโนโลยีในรูปแบบต่าง ๆ เพื่อสร้างการเชื่อมโยงที่สะดวกนรวดเร็วทั้งภายใน และภายนอก องค์กร …

แต่อย่างไรก็ดียังคงมีหลายองค์กรที่ยังไม่สามารถก้าวไปสู่การเปลี่ยนแปลงได้เนื่องจากไม่รู้จะเริ่มที่ใดก่อน โดยเฉพาะในหน่วยงานภาครัฐที่แม้ดูเหมือนจะรีบเร่งปรับเปลี่ยน แต่ความเป็นจริงยังไม่สามารถปรับได้ทันต่อความต้องการของประชาชนที่ล้ำหน้าไปไกลในการใช้เทคโนโลยีอยู่แล้ว

ความพยายามที่จะก้าวสู่ Smart Office ของรัฐ

ตั้งแต่เดือนสิงหาคมที่ผ่านมา มีหลายหน่วยงานของภาครัฐยกเลิกการใช้สำเนาบัตรประชาชนและสำเนาทะเบียนบ้านในการติดต่อราชการ และหันมาใช้แอปพลิเคชันเป็นเครื่องมือในการฟังเสียงความพึงพอใจจากประชาชน นับเป็นก้าวสำคัญของการเข้าสู่ยุคไทยแลนด์ 4.0 

อีกทั้งยังมีแผนระยะสั้น และระยะยาวเชื่อมโยงระบบสารสนเทศของหน่วยงานรัฐ ให้สามารถเรียกดูและบันทึกเอกสารทางราชการเพื่อให้บริการประชาชน ในขณะเดียวกันที่องค์กรธุรกิจจำนวนมากต่างเริ่มนำเทคโนโลยีหลากหลายประเภทเข้ามาปรับใช้ในการขับเคลื่อนการทำงานของตนเองสู่การเป็นองค์กรที่มีนวัตกรรมดิจิทัลเช่นกัน

และหากมองไปถึงเรื่อง “ร่างพระราชบัญญัติว่าด้วยรัฐบาลดิจิทัล” ที่คณะรัฐมนตรีได้อนุมัติในหลักการเมื่อวันที่ 2 ต.ค. เพื่อให้หน่วยงานของรัฐต้องจัดทําข้อมูลให้อยู่ในระบบดิจิทัล และมีระบบการให้บริการประชาชนผ่านช่องทางอิเล็กทรอนิกส์ของภาครัฐ (e-Service) เพื่ออํานวยความสะดวกแก่ประชาชน ลดค่าใช้จ่าย และลดการทุจริต

การใช้เทคโนโลยี หรืออุปกรณ์ที่ช่วยอำนวยความสะดวกสำหรับจัดการกับเอกสารจำนวนมาก หรือเทคโนโลยีที่ช่วยสร้างความได้เปรียบและขยายโอกาสทางธุรกิจสู่การเป็นผู้นำธุรกิจในยุคดิจิทัล นอกจากนี้ เทรนด์และไลฟ์สไตล์ของการทำงานในทุกวันนี้ คือ ต้องสามารถทำจากที่ไหน เวลาไหน ด้วยอุปกรณ์อะไรก็ได้

ดังนั้น การสื่อสารภายในองค์กรระหว่างพนักงาน ระหว่างหัวหน้ากับลูกน้อง ในยุคโมบายล์เป็นสิ่งที่ท้าทายมาก ด้วยเหตุนี้ องค์กรที่ต้องการเดินหน้าไปสู่ดิจิทัลจึงต้องวางแผนการสื่อสารซึ่งเป็นหัวใจหลักในการทำงานร่วมกันอย่างไร้รอยต่อ แม้กระทั่งงานด้านเอกสารก็ต้องทำได้อย่างมีประสิทธิภาพ และถือเป็นเรื่องที่ต้องเร่งดำเนินการ

Smart Office

คลาวด์ และโมบายล์ เทคโนโลยีสำคัญของการยกระดับการทำงาน

เทคโนโลยีที่คาดว่าจะมาแรงในโลกการทำงานยุคนี้หนีไม่พ้นเทคโนโลยีคลาวด์และโมบายล์ ที่ช่วยให้องค์กรและผู้ใช้งานทั่วไปสามารถจัดเก็บข้อมูลต่างๆ เป็นไฟล์ดิจิทัลได้สะดวกยิ่งขึ้น เข้าถึงงานได้ทุกที่ ทุกเวลา ทำให้การทำงานไม่จำกัดอยู่แค่ที่ออฟฟิศอีกต่อไป

ตอนนี้หลายองค์กรหันมาให้ความสนใจลงทุนเกี่ยวกับคลาวด์เพื่อเพิ่มความคล่องตัวในการทำงานมากยิ่งขึ้น ถือเป็นการก้าวสู่ยุค Digital Transformation อย่างเต็มรูปแบบ รายงาน “FutureScapes 2018” โดยไอดีซี ประเทศไทย เผยว่า คลาวด์ 2.0 จะกระจายตัวและเฉพาะทางมากขึ้น

ซึ่งภายในปี 2564 การลงทุนขององค์กรในบริการคลาวด์ ฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ และบริการที่ใช้งานผ่านคลาวด์จะเพิ่มจนสูงกว่า 4.8 หมื่นล้านบาทเลยทีเดียว

ท่ามกลางกระแสการเปลี่ยนแปลงในยุค Digital Transformation นี้ ส่งผลให้รูปแบบการทำงานของบุคลากรในองค์กรเปลี่ยนตามไปด้วย IWG เผยผลสำรวจเกี่ยวกับทัศนคติต่อการทำงานที่ยืดหยุ่น จากกลุ่มตัวอย่างนักธุรกิจในหลากหลายอุตสาหกรรมจำนวน 18,000 คน จาก 96 ประเทศ

แสดงให้เห็นว่าคนทำงานทั่วโลกจำนวน 2 ใน 3 มักทำงานนอกสถานที่ในทุกสัปดาห์ และมีจำนวนถึงร้อยละ 50 ทำงานนอกสถานที่บ่อยครั้งถึงครึ่งหนึ่งของสัปดาห์ นอกจากนี้ผลสำรวจยังชี้ให้เห็นว่า การทำงานที่ยืดหยุ่นไม่เพียงจะช่วยลดเวลาการทำงานเท่านั้น

แต่ยังช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน พนักงานทำงานในองค์กรนานมากขึ้นเพราะมีความพึงพอใจในงานที่ทำ ช่วยให้มีความคิดสร้างสรรค์มากขึ้น ทั้งยังให้ผลดีต่อการวางแผนกลยุทธ์ด้านการเงินที่คุ้มค่าและเป็นประโยชน์ต่อธุรกิจอีกด้วย

ล่าสุด ฟูจิ ซีร็อกซ์ (ประเทศไทย)ได้เผยแนวคิดในการยกระดับสำนักงานในยุคเศรษฐกิจดิจิทัลเพื่อตอบโจทย์คนทำงานรุ่นใหม่ ดังนี้

Smart Office
DocuWorks9

แบ่งปันและจัดการงานดิจิทัลได้อย่างง่ายดาย และปลอดภัยยิ่งขึ้นบนคลาวด์ 

บุคลากรยุคดิจิทัลต้องการเข้าถึงข้อมูลที่ใช้งานตลอดเวลา ดังนั้นการเลือกจัดเก็บงานดิจิทัลไว้บนคลาวด์จะช่วยเพิ่มความคล่องตัวในการทำงานของทีมได้มากยิ่งขึ้น พนักงานในองค์กรสามารถบริหารจัดการงานดิจิทัล รวมทั้งแบ่งปันข้อมูลต่างๆ กับลูกค้าได้อย่างง่ายดายผ่านบริการคลาวด์

ซึ่งระบบคลาวด์ที่องค์กรเลือกใช้จำเป็นต้องมีระบบความปลอดภัยสูง เพื่อป้องกันความเสี่ยงที่จะเกิดการรั่วไหลของข้อมูลสำคัญไปยังบุคคลที่ไม่มีส่วนเกี่ยวข้อง

พิมพ์และสแกนงานได้ทันทีโดยไม่ต้องเปิดคอมพิวเตอร์ 

อุปกรณ์การทำงานคู่ใจของคนรุ่นใหม่ไม่ได้จำกัดอยู่แค่คอมพิวเตอร์หรือโน้ตบุ๊คอีกต่อไป การเลือกใช้เครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชั่นที่สามารถรองรับการสั่งพิมพ์และสแกนผ่านอุปกรณ์เคลื่อนที่ต่างๆ เช่น สมาร์ทโฟน, แท็บเล็ต หรือแม้กระทั่งการเลือกเอกสารบนคลาวด์

เพื่อสั่งพิมพ์โดยที่ผู้ใช้ไม่ต้องเปิดคอมพิวเตอร์เพื่อสั่งงาน สามารถช่วยประหยัดเวลาในการทำงาน และตอบโจทย์การทำงานยุคดิจิทัลที่ไร้ขีดจำกัดเรื่องอุปกรณ์การทำงานได้เป็นอย่างดี

เข้าถึงเอกสารและทำงานร่วมกันได้ทุกที่ ทุกเวลา 

การเก็บข้อมูล และงานต่างๆ ไว้ในรูปแบบดิจิทัลบนคลาวด์แทนการเก็บข้อมูลบนเซิร์ฟเวอร์หรือตู้เก็บเอกสาร ช่วยให้พนักงานสามารถเข้าถึงและแบ่งปันงานที่ทำร่วมกันได้ทุกที่ ทุกเวลา แม้อยู่นอกสำนักงาน

นอกจากจะเพิ่มความยืดหยุ่นในการทำงานนอกสถานที่แล้วยังลดเวลาในการเดินทางไปสำนักงานอีกด้วย ซึ่งเวลาที่ลดลงกลับช่วยเพิ่มประสิทธิภาพให้พนักงานทำงานได้อย่างเต็มที่และสะดวกยิ่งขึ้นในทุกสถานที่ ไม่จำกัดแค่ในสำนักงาน

ทั้งหมดเพื่อตอบโจทย์เทรนด์การทำงานของคนรุ่นใหม่ในยุคดิจิทัล ฟูจิ ซีร็อกซ์ (ประเทศไทย) ได้นำเสนอแนวคิด “Smart Work Gateway” หรือ SWG ในการทำงาน เป็นการสร้างระบบการสื่อสารที่ปลอดภัยแต่เปิดกว้าง ให้พนักงานทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

โดยใช้ประโยชน์จากเครื่องมือสื่อสารที่ออกแบบมาให้เหมาะกับความต้องการของแต่ละบุคคล พร้อมผสานรูปแบบการทำงานด้วยแพลตฟอร์ม Cloud Service Hub ที่ยกระดับอุปกรณ์มัลติฟังก์ชันให้เป็นพอร์ทัลการสื่อสาร

เพียงเชื่อมโยงอุปกรณ์มัลติฟังก์ชันเข้ากับบริการคลาวด์ ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพให้กับการทำงานร่วมกับพนักงานอื่นๆ ในทีม เพราะลดข้อจำกัดด้านเวลาและสถานที่ทำงาน ตอบโจทย์การทำงานในปัจจุบันได้เป็นอย่างดี

Smart Office

ส่วนขยาย

* บทความนี้เรียบเรียงขึ้นเพื่อวิเคราะห์ในแง่มุมที่น่าสนใจ ไม่มีวัตถุมุ่งเพื่อโจมตี หน่วยงานใดหน่วยงานหนึ่ง 
** Compose : ชลัมพ์ ศุภวาที (Editors and Reporters)
*** ขอขอบคุณภาพบางส่วนจาก www.pexels.com

สามารถกดติดตาม ข่าวสาร และบทความทางด้านเทคโนโลยี ของเราได้ที่

Comments

comments

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here

two × = four